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「PDCA工作法」待辦四象限,早上5分鐘效率大突破!
「待辦事項四象限」真的很受用,不再覺得事情做不完!

你是每天井然有序地完成工作,還是焦頭爛額地日夜加班呢?有時工作事項無法如期完成並不是因為你的能力不好,而是處理事情的方法用錯了!這次編輯要推薦「PDCA工作法」給大家,只要遵循早上5分鐘、白天想到就寫、晚上7分鐘即可,如果你想突破工作效率就往下看吧!

 

1.早上5分鐘:待辦事項四象限

其實要實踐「PDCA工作法」最重要的就是書寫時間與耐心,也就是像業務一樣藉由日報表來記錄和提升工作效率。首先,早上工作前,先在日報表上寫下「提振精神的一句話」,像是今天要完成1個企劃、本週要拿下2個案子、這個月要達成10萬業績等。其次,則是「預約自己的時間」,也就是寫入今天的待辦事項,建議可分為「緊急度高×重要度高」、「緊急度高×重要度低」、「緊急度低×重要度高」和「緊急度低×重要度低」四象限,並優先處理緊急度&重要度高的事項。

 

2.白天想到就寫

早上花5分鐘寫完今日目標後,就開始奮力工作吧!當然,工作時不完全稱心如意,有時老闆增加會議、主管指派新任務、同事有需求找你幫忙等,這些突如其來的工作量都會打壞原本的計畫,此時你可以調動計畫,但必須遵循前述所說的四象限原則,從緊急&重要的開始處理,若游刃有餘的話也推薦各位職場人可以順便寫「實際結果」及感想,這不只是當下很好的時程規劃表,也是日後探索自我成長很好的記錄表哦!

 

3.晚上7分鐘:助力規則化

結束工作後相信你也疲憊不堪,但千萬別因此半途而廢,下班後花個7分鐘回顧這一天會對你的職涯很有幫助!首先,先紀錄「今日目標結果」,如果進度是可以量化的話,也不妨寫下還差多少額度,這有助於你設定隔日的目標,也會比較具有動力。再來,就是紀錄「順利的事(Good job)「不順利的事Bad job),這步驟可幫助你檢視哪些是有助於工作進展、哪些應該避免的阻礙,將這些「助力規則化」並多加利用,而缺點則是想辦法變成優點,儘管是微小的改變,長期看來絕對能讓工作大大的進步!

 

以上,關於早上5分鐘、白天想到就寫、晚上7分鐘「PDCA工作法」,各位職場人都已經學會了嗎?剛開始可能會因為不習慣而超過5分鐘,甚至因此覺得「好像更浪費時間」,但只要持之以恆,一定能越來越上手!如果還有什麼提升工作效率的好方法,也歡迎加入職場人社團跟編輯分享哦。

 

Source:三采文化《業績飆倍的PDCA日報表工作法》

 

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