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「郵」豫不決,一「電」就通!日商口袋法寶,職場必學商務郵件禮儀

既上一篇的「日商職場必學「電話禮儀」,一次掌握6種狀況應對方式」後,這次將和各位分享在職場中第二項必學技能撰寫商務郵件。商業書信乍看之下或許內容會顯得十分繁瑣,但是只要熟悉它的基本架構及格式,就能夠快速上手。簡而言之就是一項熟能生巧的技能!

 

#商業書信的基本架構

首先,我們先來看看撰寫日文商務郵件時最基本的「6項要件」,同時也會就每個要件說明應注意的細節以及提升收信成效的建議!

˙標題(タイトル):接收到訊息時,收件夾中每天總會有堆積如山的信件不斷更新,因此如何讓對方在瀏覽信件的同時,能夠快速察覺你的信件並給予回覆,標題佔了很重要的角色。

以下就來告訴你正確標題的寫法吧!

☆善用“【】”凸顯信件的主旨:一般會使用於標題最前方將標題的重點再次提顯出來,例如【重要】、【公司名】等等。

標題盡量不超過15字:當我們使用電腦瀏覽信件時,標題自述大概可以容納25字左右,但是當對方使用手機點閱信件時,標題最多只會出現約15字,因此在不確定對方收信方式為前提下,將字數控制在15字左右便能夠讓兩邊的收件者皆能直接瀏覽完整的標題。

內容簡潔、點出重點:撰寫標題時,很常見的錯誤之一就是從標題看不出主旨,舉例來說「您好,我是OOO」「有事想要詢問」,像這樣的標題對方沒有辦法在第一時間知道信件的主旨,反而有被忽略的可能。

˙收件者(宛先):就如同寄信一般,我們可以從信封上直接知道收件者是誰,而電子郵件也是一樣的概念,再說明本文之前請先打出完整收件人的資訊,例如:公司名、部署名、姓名等,最後稱謂再加上「様

˙開頭問候(挨拶):在日商禮儀中,開頭的問候也是不可或缺的一環!內容包含說明寄件者的身分,以及根據情況撰寫不同形式的問候語句。但也必須注意一個原則「不可缺少,但內容不要太多」,重點應該著重於正文的部分,因此開頭的問候維持在兩句以內為佳。以下提供幾個情況的例子:

常連絡的客戶→いつもお世話になっております。

對方來信→ご連絡ありがとうございます。

回信給對方→お返事ありがとうございます。

˙本文:在撰寫郵件前,事先統整好想要傳達的內容是很重要的!

☆最好在本文開頭就先向對方點出這篇信件的主題或欲要求的事項為何,再加以說明及備註其他內容。若邊撰寫過程中又冒出許多其他的想法,會導致信件內容冗長而模糊了焦點。

☆善用「列點」的方式表達,以條列式說明要件也是一種好方法。

☆撰寫完成後須再三檢查每段文字是否都具有「必要性」,若不寫出來也不會造成影響的內容,可以考慮省略,讓本文維持在最簡潔且重點清晰的狀態。

˙結尾問候(挨拶):不論是開頭或結尾的問候,都會因應不同的狀況適時變更語句!這邊也要跟大家分享一項小細節,雖然中文書信中我們時常會用「麻煩您了,謝謝」這樣的說法,但是在商務郵件中不太會以「ありがとうございます。」做結尾,一般使用どうぞよろしくお願いいたします。」較為常見。

˙署名:最後這個環節就如同遞交名片給對方的概念,記得標示清楚的連絡資訊,若為初次聯絡的對象也可以幫助對方了解本公司的相關資訊,有需要商談時也可以透過署名留下的資料快速取得聯繫。

以下提供各位基本的署名格式:

 

#郵件升級小提醒

說明完基本架構後,接著就是完成整體郵件後,提醒大家要注意的細節囉!

注意日文郵件撰寫格式:商務郵件也歸類於正式文件之一,需使用書面用語。在敬語的使用規則上也需加以留意,應隨著對象的轉換使用正確的謙讓語或尊敬語作回應,另外在稱呼對方時,也要注意稱謂是否正確,誤用的話也可能造成對方感到被輕蔑或不禮貌的情形。

一封信件內包含一項案件為原則,若有兩項不同的案件就分成兩封寄出,如此也能夠避免資訊混淆或是信件內容太過冗長,造成收信人的誤會。

善用排版及文字效果:適時將段落間空一行,在每一行之間也要調整適當的間距,如此也能讓收件人以眼睛舒服的狀態閱讀信件。此外,也可以使用少量螢光筆畫底線的方式凸顯出每個段落的重點,這些都是帶來良好視覺效果的小技巧唷!

資訊完整且正確:最常遇到的問題就是資訊內容不夠完整,導致雙方需要來來回回確認多次,才能補足所有資訊。因此傳達事項時,請再重複確認一次對象、時間、地點、要件等是否清楚且完整。此外,務必要避免最基本的錯字,過多的錯字也會帶給對方不夠用心且不被重視的感受,寄出前多花點心思做確認才是負責任的表現。

運用副本功能:若一次要寄給多為對象時,學習使用TO、CC及BCC的功能可以提供很大的便利,來簡單和大家說明每個功能的特性為何:

To(主要收件者):寄件者主要的聯絡對象,收件者須回覆郵件。

CC(副本):用途為知會或公開資訊給相關人士,收件者不需採取行動。

BCC(密件副本):此欄收件者不會知道其他收件者資訊,具有隱藏收件人email功能。

什麼時候會使用到BCC.CC呢?

一般會使用到CC(副本)的場合,例如公司須將資料寄給每位員工時,或者知會所有同仁你們聯絡的內容、處理的進度及狀況等,是一種用於公開資訊的方式。

而使用BCC的場合,例如講座或研討會需要寄送通知給大量報名者,或是舉辦個別報名之活動,收件者之間彼此不認識的情況下,使用BCC便能有效避免收件人email流通,藉此達到保護個資個人隱私權的功用。

☆關於附檔

在寄件時往往會有需要附件之情況,因此應在本文中告知附檔資訊,並注意是否附上檔案,檔名也記得要寫清楚,避免對方看到亂碼或意義不明的標題被誤會成是可疑信件。若一次需附上多個檔案時,建議使用壓縮檔方便收件者一次開啟,也能提升整體信件的簡潔度。另外,若該文件屬於重要的私密文件,也可於檔案使用之軟體(ex.word,ppt,excel)內設定「加密」功能,再另行告知收件者密碼以增加安全性!

 

#總結

商務郵件與電話對應最大的不同是,我們不須當下給予對方回應,相對地他也會留下文字紀錄,也因此在有充裕的時間檢視及修改之下,我們必須留下商務郵件的每個小細節,確認無誤後再寄出,這也是最直接帶給企業良好的印象的方式。期許每個正在學習的撰寫商業書信的你/妳都能快速上手!

 

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