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職場小幫手
改掉6個浪費時間的工作習慣,提升專注力打造新年新效率!

新的一年到來,職場人許下了什麼工作目標呢?讓自己加薪10%、完成OO專案、學習OO技能......,諸如此類的願景若沒有良好的專注力來執行,那麼也只是紙上談兵而已。之前《職場人Workworks》分享過很多培養早起效率提升專注力的方式,今日編輯則要反過來帶職場人檢視日常6個可能會浪費時間的工作習慣,一起往下看吧!

 

無效的工作習慣1:注意力常被手機吸引

工作到一半,手機一響就馬上拿起來看;等待網站加載時間,想說滑個手機應該無妨,殊不知5分鐘、10分鐘、30分鐘就過去了,職場人也是屬於這種「注意力常被手機吸引」,導致一天浪費許多時間在社交媒體上嗎?

建議工作時,將滑手機與工作時間分清楚,工作時間規定自己完全不能碰手機,即使只是「為了等待而滑一下」也不行,在滑手機時也設定一個時間,時間一到就要馬上停止。

 

無效的工作習慣2:太多以為「一下子」的事

工作到一半,突然想到信件尚未回覆,於是打開郵件開始回信,接著信件回覆到一半,又想到還沒打電話預約與客戶餐敘的餐廳,於是你又跳去做別件事......,一整天工作看似忙碌,但實際上你可能沒有一項工作是完成的。有時候,會變成無效工作是因為我們有太多認為只要一下下就做好的事,導致事情太多、太亂而做不完。

建議職場人可以列一張「必做清單」,比如列出一天必須完成的3項工作,並在每天早上或下班前預留1小時,這1小時就是用來完成剩下不在「必做清單」內的瑣碎之事,比如回郵件、列隔天的待辦事項、整理文件資料、寫工作記錄等。

 

無效的工作習慣3:秒回別人的訊息

第3個無效的工作習慣是「常秒回別人的訊息」,根據研究顯示,當職場人的專注力被打斷,就得花至少30分鐘才能再回到專注力上,如果LINE、Slack訊息時不時就跳出來,而你又習慣秒回別人訊息,那麼一天的工作行程就會被切得很零碎,自然效率也不高!

建議職場人想專注工作時,若無法克制自己秒回訊息,可以將電腦版的LINE登出、手機調成勿擾模式,或是重新設定Slack的通知偏好等。

 

無效的工作習慣4:太多瀏覽器、太多頁籤

請職場人檢視一下,你的電腦網頁中是否也有過多的頁籤顯示呢?第4個無效的工作習慣就是「瀏覽器太多頁籤」,因為每一個頁籤其實都是一個吸引你注意的潛在因子,不只容易造成分心也可能會產生壓力,請給自己一個頁籤限制,比如每次都保持3-5個在網頁上就好,讓自己工作能更精簡以達效率。

 

無效的工作習慣5:不先思考問題本質

第5個無效的工作習慣是「不先思考問題,就急著解決問題」,當面臨一件事或一道難題,多數人都會以自身的習慣或經驗直接去做,但有時只是緩了當下之急,卻沒有根本上屏除問題。想讓自己成為效率高,同時工作成效又好的人。

首先要建立「不要立即執行解決方案」的習慣,而是先參與到問題之中,去思考「(原因)為什麼會有這樣的問題產生」(設想)如果我這樣處理,會有什麼結果?」「除了常用的A方法,是否有B方法可以替代」,先預想結果再執行,避免浪費時間處理了不重要的問題,或是問題反覆產生導致工作效率降低。

 

無效的工作習慣6:參與過多不必要的會議

第6個無效的工作習慣是「參與過多不必要的會議」,你所參加的會議是否也常給人冗長、漫無目的的感覺呢?明明開了一整天會議卻還是沒有結論,每次開完會就提不起勁工作,如果你也有同樣感受的話,就代表這場會議是「不必要的」也是造成你無效工作的最大殺手。

建議職場人可以將會議視為「解決問題」而非「討論問題」,開會重點不是「參與話題」而是「回答問題」,想知道更多提升會議效率的方法可參考:會議播音樂提升專注力?5個方法讓開會更有效率! 

 

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以上6個可能會浪費時間的工作習慣,職場人中了幾個呢?趁新的一年來臨,好好調整這些容易造成低工作效率的方式吧!

 

Source:huffpost、pixabay

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