會議可說是普遍職場人最不想面對的場合，一是漫長無效率，不只沒有討論出會議結果，可能還會拖延到原本該完成的工作，二是無趣、無互動的會議，容易讓人失去專注力及耐心。根據研究指出，在會議中適當地播放音樂可以減輕與會者的一些壓力，下列編輯整理了5個如何讓開會更有效率的方法：

效率會議方法1：播放音樂

第1個效率會議方法即是前言有提到的「播放音樂」，在會議中適當地播放音樂可以幫助減輕壓力，同時也具有提升專注力的效果，這也是為什麼很多活動、會議，在開始前都會先播放音樂，目的就是為了提醒與會者，像是輕快活潑的動感音樂，帶動與會者的情緒高昂；優雅的古典樂，幫助與會者靜下心來等。

效率會議方法2：明確的開會目的

第2個效率會議方法為「訂定好明確的開會目的」，比如A會議的開會目的是各部門報告本月成效跟下月目標、B會議是討論ＯＯ企劃，建議一場會議最好只討論1個主題，或是主軸最好少於3個，討論過多不只把會議時間拉長，也會容易使與會者分心，反而更沒效率！

效率會議方法3：討論者表態及表決方式

第3個效率會議方法為「確定討論者表態及表決方式」，也就是在會議正式開始前，先說明會議討論的方式，比如提出主題後每人須以「口頭」說明想法和意見，以及大家的發表順序分別為何等都要事先說明，避免會議中大家都不表態，會議前事先說明也是為了讓與會者可以有心理準備。

效率會議方法4：時間、流程掌控

會議中除了與會者的數量需掌控之外，一定要有一人擔任會議的主導者，負責控制會議的流程順序、時間限制等，避免會議時間過於冗長，而擔任主導者的人就是要事先制定前述所說的會議方式，包括：發表順序、如何發表、討論時間、表決方式等，建議主題之間、行為間都可以有個明確的時間限制，才不會讓會議漫無目的地延長下去。

效率會議方法5：會中記錄、會後信件

會議中還有一重要角色常常被忽略，也就是「會議記錄者」，職場人肯定會覺得員工可以自行筆記，為何還要多一位記錄者？但每位員工的專注力、對訊息的認知都略有差異，有記錄者是方便統一，也避免日後彼此認知有出路時沒有一個統一標準或證明。

建議擔任記錄者除了在會中記錄下重點結果之外，會後也可以統一發送信件給與會者，除了再次告知此次會議的結論之外，也可以順帶提醒下次會議時間或成效追蹤報告等，對上位者來說多此一角色可以避免不少麻煩，對員工來說則是多一人提醒你會議上漏掉的東西，對彼此的工作效率都有助益。

以上5個關於如何讓開會更有效率的方法，職場人學起來了嗎？你所在的職場也是如此開會嗎？或者，你已經發現平常所開的會議中少了上述什麼條件？趕緊再下次的會議中試試看是不是真的有效吧！

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