當生活上要做的事情愈來愈多，很多事情都可以變成所謂的專案，專案也不再僅限於企業，個人也可以做好自己的專案管理，其中我個人偏好數位工具，但是現在工具百百種，究竟要如何選擇專案管理工具才能讓自己在執行專案時事半功倍呢？

這篇文章我會從「個人使用專案管理」工具時要具備的思維，與職場人們分析一個好的專案管理工具應該要具備哪些條件，在選擇時就可以依照自己的需求選出最適合你的工具。

如何選擇專案管理工具

#1 如何選擇專案管理工具：必要功能

我在選擇專案管理工具時，會特別注重以下五種功能，這幾個功能都是可以幫助我釐清每件任務的進度，以及我接下來要做什麼事情的重要關鍵！

可拆解子任務

一個專案往往非常的複雜，如果要讓專案可以被執行，第一步就是要先把大專案裡要做的每件事通通列出來，拆成一個個的子任務，當你知道有哪些事情要做，你通常也會更有動力去執行。

大部分的專案管理工具都會有這樣的功能，就連最基本的文件編輯器都可以做到，就只是把事情寫出來而已，但一個好的專案管理工具還可以額外設定一些屬性，來幫助你更好的分類每件事情。

可分出任務層級

所謂的任務層級其實就是常聽到的重要性和緊急性，你選擇的工具必須要能透過某種機制來分類每個子任務的重要性和緊急性，讓你知道哪些事情應該要先做。

可列出時間順序

列出時間順序的目的是讓你掌握你有多少時間執行專案中的某件事，或是你需要花多少時間來做某件事，時間順序最基本的就是可以設定執行日和截止日，起碼要知道你這件事情的 Deadline 在哪裡，進階一點的可能還會使用甘特圖來顯示每個任務間的遞進關係。

可顯示專案進度

一個專案如果不知道進度如何，就很難知道還有多少事要做，以及你現在執行的狀態是否需要修正？還是超前進度？在進度這方面很多工具都做得很不錯，例如可以使用進度條顯示 % 數，或是可以自動計算已經完成多少事，以及還剩下幾件事。

可編輯和查看任務細節

當你把一個大專案拆成子任務，每個子任務下面可能又會有很多的細節要注意和處理，比方說今天的專案是要出國旅遊，其中一個子任務是安排旅遊行程，而旅遊會分成好幾天，每天可能還會有交通方式、門票價錢、要住哪間飯店等等，這些都是所謂的細節。

所以在選擇專案管理工具時，能不能方便的針對每個子任務的細節做檢視和編輯對我來說就非常重要，不然事情真的太多，你不可能記住每個細節。

#2 如何選擇專案管理工具：使用思維

以上是五個我認為專案管理工具必須包含的功能，才能讓專案管理變得更有效率，不過，使用工具的終究還是人，如果使用者本身沒有具備使用的思維，即使工具的功能再怎麼豐富，還是會讓你覺得用起來卡卡的，以下是 3 個我覺得在使用工具時該具備的思維。

釐清自己的專案需求

每個工具除了基本的功能，也會依照開發者自己對於這個工具的定位額外添加功能，表面上可能看不出來，但其實不同工具都適合不同的需求，你必須要先好好想想自己現在的狀況，例如一起執行專案的人數有多少？專案的複雜度？等等，花點時間拿張紙寫下來，或是跟相關人士討論一下。

沒有全都包的工具

以前剛接觸數位工具時，常常會需要依照不同需求同時使用好幾個不同的工具，例如寫文章用 word、行事曆用 Google Calendar，檔案管理用 Google 雲端，在切換公寓的過程常常會讓我覺得非常麻煩，而且這些工具大多不能互相串連，甚至有時候同樣一個東西，必須要在 3 個工具上都個別修改一次才能做到同步。

所以我一直想找一個什麼都包的工具，可以讓我寫文章、管理行程，又可以上傳檔案，也的確找到了一些工具「幾乎」全包，但每個功能都是點到為止，例如行程的檢視方式不夠直觀，或是能上傳的檔案大小和類型不符需求，就變成又要回去使用原本用起來比較好用的，但不能串連的工具，後來我理解到，為什麼要發明這麼多工具？因為每個工具都在解決一個特定的需求，在一個需求上發揚光大，想要有一個什麼功能都包，又要通通包得深的工具，野心可能有點太大了，但如果真的有出現這樣的工具，還是會挺吸引人的。

我現在依舊會盡量尋找能夠包愈多愈好的工具，但某些特定需求還是先交給專業的，比較不會產生不必要的麻煩，有時不是工具滿足不了我們的需求，而是我們對這個工具的認知就出了問題。

用工具，而不是被工具用

有些人會一有新的工具就想去嘗試，或是覺得某個工具用得不太順手就想要趕快找下一個，每個工具都使用不到一個月，沒辦法理解每個工具的優缺點在哪裡，就只是一個「感覺」，導致容易一直在找工具，在專案上卻完全沒有任何進展，我們要了解一個剛認識的新朋友，就必須要花點時間跟他聊天、了解他的個性、價值觀，才能有足夠的資訊來判斷這個人適不適合深交，而不是每次都認識一個新朋友，說沒幾句話就認定這個人不適合，然後找下一個，最後只會發現什麼朋友都沒有交到。

工具也是一樣，在剛接觸新工具時，一定會需要花點時間來養成自己在使用這個工具時的習慣，要知道一個新工具適不適合，最快的方法就是把原本在使用的工具和內容，移植到新工具上測試看看流程上有沒有更順暢，有沒有幫你節省更多的時間？如果有，就可以多花點時間在這個工具上。

不要為了用工具而用工具，而是先知道自己為什麼要使用這個工具，釐清自己的需求，實際測試，才不會陷入方法論的困境，反而忘記最重要的事情，如果一個工具無法幫自己解決問題，它對你來說就沒有意義，即使它再好用，我始終相信這個觀念。

以上就是這次的分享，希望對你有幫助。

| 作者

Zoey 佐依

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