說到專案管理，大部分人會想到的可能是在公司裡被主管交辦的複雜任務、各式各樣的專有名詞，以及為求團隊合作，還必須要兼顧複雜的人際關係，所以很多人會對專案管理避之唯恐不及，或是不知道要如何學習，但是，不只企業， 個人的專案管理也非常重要。

 

你可能會需要規劃一場美妙的家庭旅行，或是需要換一間房子，甚至連你今天要怎麼過，都可以用到專案管理的概念，才不會覺得生活老是毫無方向、事情好像永遠都做不完，這篇文章會著重跟你分享要怎麼把專案管理落實在自己的生活上，並分享 5 個步驟讓你知道專案管理該怎麼做。

 

我不是什麼專業的專案經理，我只是一個人生專案管理的實踐者，所以接下來的內容不會有很多的專有名詞，只有實際落地的觀念和執行方法。

 

#1  什麼樣的內容可以稱為專案

對我來說，只要生活中有任何事情符合以下的條件，我就會把它稱為專案：

 

• 有個要達成的目標
• 需要在明確的期限內完成
• 需要做很多事情才能達成
• 事情之間有先後的執行順序
• 有時會需要跟別人一起合作

 

有目標、有期限是專案的基本要素，你才知道為什麼要做？什麼時候要完成？怎樣才算完成？接下來，一個專案要被完成，通常不是做 2-3 件事就可以完成的，會需要一直拆解要做的事情有哪些，並且有些事一定要先做才能繼續進行下一步，例如這次的專案是買房子，要做的事情就可以拆成：

 

• 思考想要的房型
• 找到信任的房仲
• 研究房子相關的稅務規定
• 向銀行詢問貸款的方法和資格
• 跟相關人員約時間一起去看房

 

要拆到多細則因人而異，取決於每個人對做類似事情的經驗、自己平常接觸的相關知識有多少而定，即使有些人的事情寫得很少，但背後一樣要做這麼多事情，一開始學習做專案管理，我會建議把你想到要做的事情拆得愈細愈好，才不會漏掉任何重要的環節。

 

從上面買房的例子也可以看到，要執行一個專案通常會需要跟人合作，所謂的合作，不一定都要像企業有什麼利益往來，在執行個人專案管理時，你的合作對象可能是家人、伴侶、朋友，合作的內容可能也很簡單，就只是請家人幫忙買個東西。

 

現在請你想一想，你的生活中有沒有哪些事情是你覺得做起來很麻煩、很複雜、老是不知道要怎麼做會更有效率的事情呢？如果有，請再思考一下這件事是否符合上面專案的 5 個條件呢？如果是，就代表這件事很適合變成一件個人的專案來好好規劃和執行。

 

#2  為什麼要做好個人的專案管理 

當你能夠做好專案管理，你會明確知道接下來有哪些事要做，知道哪些事會花多少時間來做，最重要的是，知道哪些事情對你很重要，才能夠去安排接下來的行程。

 

此外，當有突發狀況發生，或是別人臨時想要請你幫忙某件事情時，你也會有能力判斷該不該做？要不要拒絕？你的時間也是很寶貴的！

 

 

#3  個人的專案管理和企業有什麼不一樣

規模大小不同

企業的專案小的話動輒 3-5 人，大的則可能會有好幾十人，甚至還需要跨部門合作，如果你曾經在公司參與過專案，相信你一定知道溝通的成本有多高，此外專案的時長很多都會以季、年為單位執行，可以想像需要做的事情和要關注的細節有多少。

 

而個人的專案管理通常只需要你一個人，或許再跟 1-2 個人合作，但如同我上面所說，很多時候不是常態性的合作，時長則不一定，如果是買房子這種，可能時間不會差太多，但如果只是規劃一場小旅行，也許一個月以內就可以完成了。

 

自己的掌握度較高

因為只有你一個人在執行整個專案，所以很少需要像企業做到跟同事，甚至是跨部門的溝通，遇到問題你可以自己決定下一步要怎麼做，也可以在發生突發狀況時保有比企業專案更大的彈性。

 

受他人的影響較小

企業的專案做到愈後面愈容易牽一髮動全身，一個部門的事情出問題或需要修改，可能全部的人都要做出更動，或是重新製作、安排某些東西，或者嚴重一點，可能大家都會有金錢上的損失。

 

而一個人的專案出了問題都是自己的事，好的是不需要考慮別人的感受和處境，壞的是不論收穫或損失都必須要獨自承擔。

 

#4  個人的專案管理要如何進行

接下來讓我們用一個「規劃國內自由行」為例，跟你分享要如何執行這個專案，總共有 5 個步驟：

 

1. 建立目標
2. 拆解任務
3. 安排時程
4. 實際執行
5. 追蹤調整

 

首先我們要先確定這個專案的目標，例如我們要去北中南哪個區域？具體要去那些景點？要玩幾天？等等，假設我今天的目標是要在台北自由行 3 天，下一步就是拆解任務，來規劃出接下來要做的事情和其細節，一樣假設我從來沒去過台北，我的任務可能就會拆得比較細，例如：

 

• 上網調查台北有哪些好玩的景點
• 選出這 3 天要去的景點有哪些
• 調查台北那 3 天的天氣如何
• 是否有要跟北部的朋友見面
• 安排 3 天內要住的飯店和交通方式
• 假設要坐高鐵，多久前訂票會最划算
• 其他

 

反之，如果你常去台北，可能只要安排飯店，以及大概挑一下要去哪些地方就好。列出所有你想到要做的事情後，就可以按照最後要出發的日期，去回推每件事需要各在什麼期限內完成，這邊當然也要考慮到你的日常生活和工作，所以通常都會需要花空閒時間來進行。

 

安排好時程後就按照規劃的時間表去實際執行，雖然執行很重要，但我認為定期的追蹤和調整更重要，追蹤可以讓你知道是否還在正確的路上，以及你的計劃是否需要調整？也就是我們常說的「覆盤」、「檢討」，這不是只有專案結束時要做，而是在途中就要不斷的 check 再 check。

 

覆盤的時機點可以從專案大小和個人習慣兩個大面向來決定，像我自己是不論專案大小，都會做每週小覆盤，每月大覆盤，某些事情的成果需要時間去發酵，即使覆盤了也不一定能看出明顯的改變，這都需要不斷測試，最終找出自己的頻率。

 

#5  個人的專案管理的核心是什麼

一個好的專案管理必須要在做完後能夠幫助自己有效率的達成目標，並且在過程中保持彈性，不是只要知道做專案管理的方法就好，你必須要有自己的一套原則，知道在專案發生問題時該以什麼為判斷準則，來讓你的專案順利執行，必要時也可能會需要捨棄正在進行的專案。

 

講理論、講方法是很簡單的，因為那都是前人不斷試錯後得到的確定有用的系統和框架，但真正的核心是心法，而心法別人只能告訴你表面，你必須要實際執行方法後，才能得出你自己的心法，也才能做好你自己的專案管理，讓你的生活過得更輕鬆自在。

 

以上就是這次的分享，希望對你有幫助。

 

| 作者
Zoey 佐依

 

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