因為 COVID-19 疫情的爆發，有段時間許多公司都被迫要遠端工作，成為在家工作者，但究竟「在家工作者」的時間管理要怎麼規劃，才不會讓自己明明不需要通勤，也不需要到公司面對煩人的同事和主管了，工作的效率卻比在公司的時候更差呢？
這篇文章將會以我多年在家工作的經驗，並分成獨立工作以及團隊協作兩個部分來分享要如何管理自己在家工作的時間，相信對剛踏入遠距工作，卻不知道生活要怎麼管理的你會很有幫助。
#1 在家工作真的會比較好嗎？
對於長期在公司工作的人來說，在家工作可能是一個極度夢幻的工作方式，每天可以睡到自然醒、工作時間都自己掌握，也不需要天天穿得西裝筆挺，通勤到公司面對討人厭的主管和同事，如果能在家工作，自己的工作一定可以做得更好、更有效率，但真的是這樣嗎？
當疫情爆發，這種夢幻的工作方式突然變成大多數上班族的日常，為了避免群聚感染，許多公司都強制員工在家上班，不只公司，學校也強制讓小孩在家上課，可能有些人一開始會覺得很開心，想說:「終於能在家工作了！我自由啦！」，結果卻發現自己比在過往正常上下班時過得更混亂。
就工作上來看，因為過往沒有建立良好的線上協作流程，所以每位員工都不知道要如何跟彼此溝通，檔案都不知道放在哪裡，或是有很多不同的版本，另外因為難以管控大家要工作的時間，所以一則訊息傳出去，過了一天才回覆也都很正常，但很多老闆可能不會喜歡這種溝通模式。
更別說在家裡有各種令你分心的東西，例如身旁那張舒服的床、昨天沒洗完的衣服、家裡小孩的哭鬧，甚至是覺得晚點再開始工作也來得及，最後卻搞得自己半夜還要在家加班，無法自律的自己。
遠距工作讓我們擁有了自由，擁有了分配時間的機會，但如果平常就沒有在管理自己的生活，需要有公司的制度來約束，在家工作只會把你時間管理能力不足的缺點無限放大，反而比以前更不輕鬆，所以接下來我會和你分享剛踏入遠距工作，該如何做好個人和團隊的時間管理。
#2 在家工作者的時間管理
「獨立工作」沒有了公司朝九晚五的固定上班時間，你必須要開始學著規劃自己的生活，才不會一下想做這個，一下又忘記那個，先管好自己，才更知道要怎麼跟別人合作，以下是 5 件在規劃生活時要做的事情，由上往下照順序執行。
・找到適合自己的作息
首先回想你過去一週或一個月每天都是怎麼過生活的？可以分為工作日和非工作日，例如通常幾點起床、睡覺、吃飯、換衣服，如果今天放假，那你是不是會做一些休閒活動？或者是單純耍廢？每件事情大概會花你多少時間？ 好好拿一張紙把每天的作息寫下來，不用太詳細也沒關係，做這個回顧的目的是讓你知道自己的時間都花在哪裡？你的生活習慣是什麼？以及你還有多少空閒時間可以做利用？
・盤點所有要做的事情
了解作息之後先把結果放到一邊，拿出另外一張紙，盤點「下一週」所有要做的事情，只要下一週就好，下下一週的之後再說，包括會議、自己份內的工作、送小孩上學、洗衣服、買菜、繳帳單等等，只要你想得到的事情都要把它們列出來。 很多時候我們會覺得生活混亂，是因為不清楚還有多少事要做，就容易覺得怎麼都做不完，或是在有新事情出現時不知道有沒有空做？這個動作就是在把腦袋清空，當你能看到所有事情，就能夠去做取捨和排序，也會發現有些事情其實沒有那麼急，就可以晚點再做。
・安排屬於自己的行事曆
你可以選擇最適合自己的行事曆，數位紙本都可以，我個人是習慣用 Google 行事曆，然後按照前兩個步驟做出的結果，安排你下一週的行程，以下是幾個我自己在排行程的時候的順序：
1. 每週的固定時間要做的事，例如吃飯、工作、睡覺
2. 有跟別人約定期限的事，例如要給別人的報告
3. 自己想做的事：例如玩遊戲、學習
4. 剩下需要做的雜事，例如繳帳單
這邊要注意的一點是，記得把休息、娛樂、吃飯這些時間也要寫在行事曆裡面，如果你不寫進去，很容易就會把該休息的時間也拿來做事，久而久之就會覺得怎麼老是在工作，搞得心裡很不平衡。
・與身邊的人溝通
如果你跟家人或朋友同住，而你又是唯一在家工作的人，在你工作的過程中，可能會遇到家人請你去幫忙倒垃圾、換燈泡，做大大小小的雜事，因為對方認為你在家應該很閒吧？幫個小忙也不會怎樣，但這會讓我們的工作不斷被打斷，使我們分心。
所以你必須要明確告知家人或朋友什麼時候是你的工作時間，這段時間除非是真的很重要的急事，不然絕對不要來打擾你，你也可以把門關起來，在門上掛個「請勿打擾」的牌子，讓人知道你正在工作。
・打造一個舒適的工作環境
最後我會建議你花點時間打造一個讓自己做起事來很舒服的工作環境，每個人喜歡的環境不一樣，例如你可以在一個沒有床的環境工作，就不容易三不五時想要躺下去，或是把手機拿到另一個房間，就不會受到通知的干擾。
如果你有預算，也可以投資一些設備，例如人體工學椅、升降桌、螢幕檯燈、降噪耳機等等，面對長時間坐著面對電腦的在家工作者，這些設備都可以幫助你在工作時更加專心、更有效率。
#3 在家工作者的時間管理
團隊協作 現在你已經知道要如何獨立在家工作了，當每位在家工作者都可以獨立作業，團隊協作起來就會輕鬆很多，因為大家都知道自己要做什麼，接下來我會跟你分享在家與團隊協作時，時間管理上要注意哪些事情？
・建立資訊共享的系統
因為見不到其他同事，不能像在公司有個小問題轉身問一下就好，為了確認某件事，傳了訊息可能要等好久才會回覆，所以必須要建立一個資訊共享的系統，資訊類型包括公司的檔案、彼此的工作進度、需要協助的地方等等。
以我們自己的團隊來說，會用雲端隨時更新檔案，有重要信件需要換人接手就會留下草稿告知下一個負責人，比較急的事情才會用私訊，每個人要工作需要什麼資料，只要上去對應的地方找都能找到，避免拖到工作的進度。
・建立良好的溝通機制
溝通機制跟資訊共享有什麼不一樣？資訊共享主要是團隊都需要知道的資訊，而溝通機制比較像是討論個人在工作上遇到的問題，例如最近有沒有遇到什麼困難需要老闆協助？有良好的溝通機制，建立清楚的 SOP，才可以讓大家即使不用一直確認進度，也都信任彼此可以做好各自負責的工作。
方式可以透過定期跟老闆的一對一會議，或是固定的團隊週會來了解彼此的狀況、討論解決方案、回報進度等，之前我要接手這個網站的寫手職位時，就跟 Zoey 花了蠻多的時間討論排版、完成時間等流程，現在時間一到文章就會自動上線，都不需要額外花時間確認成品。
・尊重彼此的個人時間
我們的團隊一個人在美國、一個人在台北、一個人在高雄，除了有嚴重的時差問題，我們的工作時間也都不一樣，我自己是喜歡晚上處理事情，其他人則是早上和下午，但這並不影響我們全遠距工作，反而因為都錯開了，不需要擔心做到一半又出現新的事情，只要等到隔天再統一處理即可。
也因為我們有做好資訊共享和溝通機制，所以除了會議之外，我們不太會打擾彼此的私人時間，如果你想讓你的公司、同事、主管，不要在下班後還傳訊息給你，尊重你的個人時間，就要從這兩個下手，讓對方信任你，自然就沒有理由找你了。
#4 想在家工作 你必須對自己負責
在家工作並不是單純換個工作地點那麼簡單，它非常考驗你生活管理和時間管理的能力，這兩個能力也代表了你對自己的人生是否負起責任？一個人的時候你能不能做到自律，在時間內把事情做完？跟別人合作的時候，你能不能讓別人信任你，同時也尊重別人的時間？
這兩者都做到了，你才會開始體會到在家工作帶來的自由與諸多好處，不是每個人都適合在家工作，假設你覺得很難做到上面講的這些事情，當個固定上下班的上班族也不一定是件壞事。 以上就是這次的分享，希望對你有幫助。
| 作者 Zoey 佐依
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