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在家工作必備的3大技能,想要遠端工作就從這裡開始

在 COVID-19 爆發後,全世界許多城市被迫封城封街,人民也必須在家休養或自我隔離保護,在這種情況下 在家工作 就成為一種必要的改變,也的確許多大公司例如 Google、Twitter,都在疫情蔓延後讓它們的員工開始遠端工作。

 

多年以前,我想要遠端工作的原因,單純只是想有更多生活的掌控權,多年以後,在這種疫情蔓延的時期,遠端工作讓我能安心的在家減少接觸、自我保護,同時又能確保自己不會斷了金援,如果今天你被迫不能外出,你是否也能遠端工作 ?還是只能不斷的休無薪假,苦苦等待疫情結束的那一天呢?

 

在今天這篇文章裡,我會跟你分享 3 個在家工作的必備技能,如果你即將「閉關」,你會知道該做好哪些準備,如果你還在「閉關」,也可以看看你是否已經具備了這些能力。

 

在家工作

 

#1  線上協作的能力

既然是遠端工作,跟人線上協作的機會是少不了的,但如果你以為線上協作就只是打字傳訊息、檔案放上雲端就可以完成的話,那你就大錯特錯了!

 

過去在線下跟同事、主管一起工作時,你會面對面跟對方講話、立刻看到對方要你了解的資料,只要確保你要找的人都還在公司內,有什麼問題大多都可以在工作時間內解決,不需要動用到下班時間。

 

但遠端工作就不一樣了,你跟對方溝通的方式大多都是靠文字訊息 ( 想視訊還不一定約得到 ),所有資料都要自己上去看有沒有更新,你也沒辦法知道你發出去的訊息什麼時候會收到回覆,所有溝通都是非同步的,這時如何做到有效溝通就顯得格外重要。

 

遠端工作幾年後我發現,想要做到有效溝通,最重要的關鍵點,其實就是「細心」,也就是你需要「多想一點」,我現在住在美國,而我的團隊成員們通通都在台灣,我們的時差至少差了 12 小時,如果我今天工作時想要問團隊成員一個問題,或是想麻煩他們處理一件事情,通常都需要隔至少一天後才會得到回覆。

 

可想而知,如果一個公司的運作每天都只推進一點點,這會是一件非常沒有效率的事情,但是我們的團隊並沒有這樣的問題,因為每個人都很細心,回覆訊息之前都會把前因後果、補充資料、下一步應該要做什麼都一次寫清楚。

 

讓要回覆的人得到完整的資訊,同樣也把上一個人需要的資料、要完成的事情、要給予的意見一次回覆完畢,如果不是特別複雜的事情( 例如要好幾個月才能完成的專案 ),來回大概溝通個 2~3 次就可以完成,而且我們也不是一天只處理一件事情,所以效率上還算 OK ,至於怎樣算無效溝通?你應該很常遇到一個情境:

 

同事:「在嗎?」
你:「怎麼了?」
同事:「前幾天跟你說的檔案你準備好了嗎?」
你:「哪個檔案?」
同事:「就是 3 天後要在會議上發表的簡報阿。」
你:「有,我準備好了」

 

如果雙方都可以立刻回覆也許就還好,但如果每一則訊息都隔了至少半天,甚至一天以上,你可以想像那會是多麼可怕的一件事情!如果是一個知道如何有效溝通的團隊,上面的對話可能就會變成像這樣:

 

同事:「前幾天我有請你預先做好 3 天後要在會議上發表的簡報,麻煩你做好後放在雲端上,我明天會找時間看完並給你一些 feedback ,有任何問題也可以提出來。」
你:「好的,我剛剛已經放上雲端了,請你幫我特別看一下第 5 頁的資料有沒有問題,如果有的話我可以怎麼修改?」
同事:「好的,我已經看完了,第 5 頁的資料沒有任何問題,其他的內容也都很棒,辛苦了。」

 

線上協作最害怕遇到的情況,就是「以為對方都聽得懂」,最後做出來的成果卻總是不如預期,從事遠端工作的你如果足夠細心,你就會盡可能地做到詳細的說明,確保對方真的聽得懂,你也會來回閱讀對方的要求,確保自己不會有所遺漏。

 

如果你不懂地透過有效溝通來傳遞你的需求和想法,雙方合作到最後都會氣噗噗,甚至放棄溝通,最後只好「見面聊」,才能真正搞清楚彼此要的到底是什麼,既然都要見面,那還不如直接到公司談還比較快,這樣就失去遠端工作的意義了。

 

不管你現在從事的是哪種類型的遠端工作,請開始養成有效溝通的好習慣,這可以讓你省下從台北特地到台中開會的高鐵票與時間、減少大家的工作時數,同時加速公司賺錢的速度,這樣的結果誰不愛呢?

 

在家工作

 

#2  建立系統的能力

建立系統是什麼意思?簡單來說就是有一定的規範,訂定規則給自己,或者更明白的講,就是「自律」。

 

遠端工作的自由都是建立在自律之上,許多老闆都害怕讓員工遠端工作,其中一個原因就是不知道員工在家能不能把工作做好?老闆會害怕你無法如期完成工作進度,有重大事情要麻煩你解決也找不到人,如果你能跟老闆證明即使沒有人盯進度,你依舊可以很自律地把事情做好,老闆自然就會很放心,而這一切都需要仰賴系統。

 

為什麼要有系統?因為當你不知道要做什麼、搞不清楚狀況時,你很容易誤以為自己還有很多時間,最後不小心讓工作 delayed,如果能夠有一套系統,幫你建立規則,讓你知道你有哪些事情要做,你就能忙得有頭緒,並且讓進度 on track,也讓夥伴們知道該怎麼配合彼此的工作時間。

 

系統的範疇包羅萬象,從自己的日常生活到職場工作都可以建立系統,日常系統包括你該幾點起床、幾點到幾點要回客戶的 E-mail、幾點處理財報和 Follow up 工作進度,工作系統可以像是回覆團隊的訊息、建立文件的模板、款項收發流程等等,這些全部都可以由你自己來設計,當然這個系統也會隨著你實際的狀況來做調整。

 

既然這篇文章是在講工作,我就以我們團隊在使用的 Notion 系統來舉例,我們會有一個團隊共同的留言板,在上面我們會各自在各自的欄位留下需要該團隊成員做的事項,並標註負責人、最新留言人、截止日期等等,也會在裡面寫上所有負責人應該知道的事情。

 

負責人可以在他自己習慣的工作時間看到這些紀錄,而負責人完成後如果需要某人確認,就會再用同樣的方式留資料和訊息給下一位要負責的人,以此來做工作上的交流,此外包括文件、內容管理、社群排程等等都有相應紀錄的地方,有需要的人就可以自己去看,以掌握目前所有事情的進度,並在必要的時候才進行少許的溝通。

 

這讓我們的團隊就算一週只開 1~2 小時的線上會議,還是可以透過這樣的系統完成很多事情,所以不管是工作還是生活,無論你是一人公司還是大型團隊,事先設計好這樣的系統,就能夠讓你少做很多瑣碎的事情,也能讓你在家工作越來越順暢。

 

 

#3  尋找客戶的能力

最後一個也是我個人認為最重要的能力,就是「尋找客戶」,如果今天面臨到需要自生自滅的情況,或者是公司因為財務困難,只能讓你放無薪假,你是否知道要如何自力更生?你在公司的哪些技能,是可以拿來為自己賺錢的呢?

 

你是一名行銷企劃嗎?你平常在做的事情,是否要和不同公司的窗口溝通?你是補習班老師嗎?你是不是要準備教材、準備課綱?其實這些都是非常好用的技能,也是你可以提供的服務。

 

當你知道自己有哪些可用技能,你就能知道這些技能可以怎麼被運用,你也可以開始去判斷:「誰會需要這些服務?、這些人會出現在哪裡?出現在哪些社團、哪些平台?我可以怎麼將自己會的事項,陳列在網站上讓其他人參考呢?」

 

尋找客戶的能力說穿了就是「業務能力」,身為一名業務,你必須要熟知你的客戶樣貌,他們的日常、他們的困擾、他們想解決的事情、他們理想中的生活,而到底要怎麼知道你的客戶樣貌?答案就是「換位思考」。

 

也許你現在只是一間公司的小員工,但是你可以去試想一下,假設你今天是你的公司的客戶,你為什麼會想要和這間公司合作?你想得到什麼?想解決什麼?這件事你為什麼辦不到,需要他人的協助呢?

 

透過這種假設,你便可以鍛鍊自己的洞悉能力,學會洞悉,你也可以開始去推敲出客戶想聽到的語言、他們出現的地方,以及內心真正的 OS ,你若能將這些讀心術融會貫通,其實你就有經營事業的能力,理想的客戶也會自動找上門來。

 

 

#4  你準備好在家工作了嗎?

疫情改變了傳統的工作方式,就算這次的疫情總有一天會結束,未來也肯定會有其他的病毒、天災或是人為因素,讓你不得不在家、在路上辦公,重點是:「你準備好了嗎?

 

如果你是一間公司的老闆,你要想一想,你們公司的資料是否都有雲端化備份?平時是否有在訓練員工線上協作的技能?你們有沒有員工手冊或系統,讓員工在家也可以有工作指南呢?

 

如果你是一位員工,你也要想一想,我的技能只屬於這間公司嗎?我是否有能夠帶著走的技能?我有自己賺錢的能力嗎?我平時有在理財嗎?我在家可以做哪些事呢?我可以建立怎樣的系統讓我的工作流程更順暢呢?這其實都是我們每個人可以思考的問題。

 

希望今天這篇文章有幫助到即將或正在家工作的你,一起成為一位自由又自律的遠端工作者吧!

 

Zoey

 

| 作者
Zoey 佐依

 

本篇文章由 Zoey佐依 授權刊登,未經同意禁止轉載,合作洽詢請聯繫 [email protected]

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