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不被工作勒索!「職場斷捨離」擺脫5事項:減少遠端會議提升工作效率

斷捨離已流行一段時日,雖然講究的是丟棄不需要之物所帶來的精神療癒,但生活上需要被捨離的東西絕對不僅止於實體物品,尤其生活被工作佔據一大半的職場人,在職場上也應該有捨才有得。推薦5大工作事項斷捨離,全新的人生整理術思考觀點,省去不必要的公司流程或規定,讓工作更順利。

 

工作斷捨離1:冗長會議

早上一到公司,還昏昏沈沈地就得開啟冗長的會議?開會一整日卻仍沒得出預期結論?職場人的工作日常也是如此嗎?第1個建議斷捨離的工作事項即是我們最習以為常「開會」,這裡不是說要大家從此不開會,而是盡可能地將次數、時間都減少,不必要的會議也盡量捨去。

職場人初期可以試著思考「會議的與會人數控制在O人內」、「開會時間控制在O內」、「會議討論只能到O點,之後就必須表決出結果」等,與會人數多並不代表能得到最完美的會議結果,有時只是在浪費人事成本,或是人數一多意見就紛雜,不如控制人數,讓最直接的相關人員參與。另外,有明確的開會時程規定,也能控制流水席式的會議產生。

 

工作斷捨離2:遠端會議

延伸上述,在疫情期間實施WFH的職場人瞬增,許多公司行號為了掌握員工在家工作進度,頻繁地使用遠端連線來進行公事會議或進度回報等,無疑增添了許多非必要行事,因此第2個建議斷捨離的工作事項是「遠端會議」,人類的專注力是有限的,過多的、分散的會議會切割員工時間,不只影響專注力,也會進而影響工作效率。(在會議前半小時根本就放不下心進入工作狀態啊!!)

 

工作斷捨離3:人事流程

第3個建議斷捨離的工作事項為「人事流程」,最常見的便是在「申請流程」上有過多道繁瑣手續,比如請款或請假,得經過直屬上司、部門經理、人資、會計等人簽章才通過,這種必須層層確認的流程規定,也許為了謹慎起見,但真的有比較好辦事嗎?還是反而增添工作或人事的困擾,既浪費了人力,也浪費時間。

 

工作斷捨離4:紙本流程

延伸上段,隨著數位化的趨勢,其實很多公司行號的申請流程都改為數位化的線上申請,不過還是有些公司維持傳統的紙本流程,第4個建議斷捨離的工作事項為「紙本」,紙本既不環保,也比較耗費時間成本,比如職場人必須列印填寫,且在跑流程的過程可能也會不小心用丟或污損,保管不易。

另外,紙本的流程也會增添日後彙整人的困擾,例如:每個月會計必須一張張地比對假單、彙整請款單等,如果使用數位化流程,部分系統可以直接輸出報表,省時又省力。

 

工作斷捨離5:公司活動

第5個建議斷捨離的工作事項為「活動」,有些公司行號為了凝聚員工的向心力,會定期舉辦許多餐敘、活動,這邊職場人應該思考的是這個活動是否必要,還是只是為了符合規定?另外,這個活動是否會造成員工不必要的麻煩或壓力,比如餐敘辦在下班或假日,且規定員工一定得出席;又或者,尾牙、春酒等活動規定員工必須準備表演,使得員工必須挪出工作時間或額外的私人時間應付,對公司不但沒有預期該有的歸屬感,反而覺得厭煩,這難道不是本末倒置了嗎?

 

以上5個職場習以為常,卻應該被思考是否斷捨離的流程、活動,職場人是否也這麼認為呢?你覺得還有哪些公司規定或工作事項應該被好好捨離的?加入職場人社團或追蹤職場人Instagram跟編輯分享吧!

 

Source:pixabay

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