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5招擺脫「高效率陷阱」認清自己有限,別再執著To do list

科技發達使得資訊流通的速度飛快,點開手機連上網就能接收到來自世界各地的訊息,不只錯失恐懼症(Fear of missing out)成了現代文明病,過度的追求「效率」其實也為人類帶來壓力,根據英國《BBC》報導,研究指出高效率之人的健康指數比常人更容易超標,掉入了所謂的「高效率陷阱」(Productivity Trap),我們創立了無止盡的待辦清單,敦促自己要善用每分每秒,無限循環直至精疲力盡或身心出了問題......。下列編輯列舉了5個方法幫助職場人重新思考何謂效率,你是否也落入了「高效率陷阱」,該如何取得平衡?

 

擺脫高效率陷阱1:認清自己「有限」

第1個擺脫高效率陷阱的方式即是「認清自己是『有限』的」,包括:有限的生命、時間、精力等......,若凡事都追求著親力親為,也只會加劇追求效率的惡循環。現代人越來越講求多專業型人才、斜槓青年、副業及創業等,這些專業、工作業務就如同你的孩子,想給每位孩子最好的成長環境及關注,比如讓孩子學舞蹈、學音樂、學繪畫,不可能全部都由你親自教導。

最兩全其美的方式是委託專業的人式來指導,替你節省時間與精力,甚至能教得更精,套用在工作上亦是如此,尤其是上位者、管理階層,需學會把業務分派出去,給專業的員工執行,會比你全攬在身上來得有效率,先認清自己的「有限」,才能創造無限。

 

擺脫高效率陷阱2:別再執著「To do list」

第2個擺脫高效率陷阱的方式為「別再執著『To do list』」,職場人的手邊是不是總有一份永遠解決不完的工作待辦清單呢?你是否也有發現,當「To do list」項目越多你就越感到焦慮,如果今日只完成幾項的話你甚至還會自責效率太低,這些都是隱性壓力。

別再執著於「To do list」那些你必須要做的事,而是練習專注在「Have done list」已經完成的事,列清單時也試著不要把今日必須做的事一一列出,而是試著分類它們、排定優先順序,即使只有完成一項也很棒,因為你是把最重要、最急、最需優先的解決了!

 

擺脫高效率陷阱3:善用瑣碎時間成癮症

第3個擺脫高效率陷阱的方式為避免「善用瑣碎時間成癮症」,一邊搭公車一邊回公司訊息,假日一有瑣碎時間就處理公事,你以為善用時間處理可以減少一點平日工作量或增加效率,沒想到的是工作量只會因為你做得多而增加越多,永無止盡。

其實,這種瑣碎時間的專注力並不高,何不將瑣碎時間用來休息,將專注力集中在一段長時間裡呢?工作時間就專注工作,零碎時間就用來喘息,週末可以的話盡量不安排工作,給自己一個完整的休息時光。

 

擺脫高效率陷阱4:重新思考工作習慣和例行公事

第4個擺脫高效率陷阱的方式為「重新思考工作習慣和例行公事」,上班打完卡就開始埋頭苦幹至下班,然後隔天再重蹈覆徹,即使再追求效率,公事也好像沒有盡頭,這是因為你未曾跳出檢視過自己的位置,職場上我們有很多職務內容、身份角色需要履行,也常因為工作習慣而讓我們陷入效率陷阱而不自知。

職場人可以試想自己在公司裡擔任的角色有哪些?這些角色各自的職務及和公司其他人(部門)關係為何?或者你可以從手上的待辦清單檢視起,有哪些工作?有哪些是可以增加、減少或合併一起處理的?也許你可以拒絕一些不必要的工作內容,並將專注力放在有質量上的工作,不再糾結於效率卻毫無成果。

 

擺脫高效率陷阱5:減少比較心態

第5個擺脫高效率陷阱的方式為「減少比較」,多數人都喜歡看企業老闆、各領域成功人士的專訪,並從中找到可以效仿之處,而現今創業家、斜槓身份者越來越多,促使職場人也積極拓展自己的多個身份,日常分身乏術最後卻一場空,是因為我們沒有先確認好自己想要的是什麼,把時間花在錯誤的地方,當然不會有你想要的結果。減少比較心態,是希望職場人可以回歸到自身身上,你想要什麼?缺少什麼?可以怎麼達成?先確認這些問題,再去參考他人的方法,而不是看到方法就直接移用。

  

以上5個幫助思考及擺脫高效率陷阱的方法,職場人有沒有記下來了呢?當你覺得工作越來越不力不從心,甚至因為效率而感到自責、焦慮、痛苦的話,也許你已經落入了高效率陷阱了,藉由上述方法重新檢視自己的工作態度及習慣方式,找出問題所在才能想辦法解決改善。

 

Source:BBC、pixabay

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