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忙碌卻沒效率?「帕金森定律」5點檢視現任公司:非必要分工、內部組織惡性膨脹

職場人也總是事情拖到最後一刻才完成嗎?又或者你剛好恰恰相反,是一位時間管理大師,有多少時間就會把公事塞好塞滿?現代人壓力性疾病越來越多,其實有一部分皆源自生活,英國作家西里爾·諾斯古德·帕金森曾提出一俗語被稱之為「帕金森定律」,意為「在工作能夠完成的時限內,工作量會一直增加,直到所有可用時間都被填充為止。」下列我們一起來看看帕金森定律是如何影響著我們的工作與生活吧!

 

#何謂「帕金森定律」?

前述有提到「帕金森定律」是指「在工作能夠完成的時限內,工作量會一直增加,直到所有可用時間都被填充為止」,而這現象其實可以套用在職場任何一現象中,比如「在預算之內,支出的需求會一直增加,直到所有資源被用完為止」,由此現象延伸而來的通常是官僚組織的惡行膨脹,小至員工的工作量、公司部門間的合作關係,大至企業營運體系等都可能受之影響。

 

下列編輯整理了5個「帕金森定律」常見的現象,職場人可以用來評估自己的工作與生活,甚至用此來觀察公司是否有類似情形,可以思考如何改善,或者作為評估是否適合繼續發展的依據:

 

帕金森定律常見現象1:專業職位由不專業的人擔任

俗話說術業有專攻,要把公司績效、營運發揮到最佳狀態,除了倚靠員工團結合作之外,老闆得先知道每個人的專長為何?應該擺放在哪一職位上才能令其發揮最強助力?如果職場上專業職位是由不專業的人士擔任,豈不是很可惜?(嚴重者可能會接連影響其他人)

 

帕金森定律常見現象2:外行人領內行人

老闆僅具某一領域的知識,卻頻頻否認下屬的建議?跨部門不尊重專業,總是干涉自己的工作方式?主管明明不是這方面的專家,卻想外行人領內行人?前述這些情況也是你的困擾嗎?其實不難想像,當一個三流的主管來領導四流的下屬,或者主管和下屬擅長的領域完全不同,且彼此又不擅長溝通時,工作肯定難以推行,連帶影響效率。

 

帕金森定律常見現象3:工作效率低靡

工作效率是一種狀態,也是一種可傳染的氛圍,當一家公司有員工的工作效率低靡,就會開始影響周圍的同事,進而再擴大至整個部門,部門之間相繼傳染直至整家公司都呈現低效率狀態。前述我們有提到在工作能夠完成的時限內,工作量會一直增加,這並不是高效率的表現,反而會使員工認為「那我就不要提早做完,工作量就不會增加了!」長久累積對公司可謂一筆損失。

 

帕金森定律常見現象4:分工過細

低效率不一定是自身的工作能力有問題,而是在於「遷就他人」,例如:同事分工、跨部門合作等,過細的分工會拉長作業時間,也會降低效率,如果職場人事管理階層,可以反過來觀察公司內部的作業分工,是否有重工的部分?是否明明一個人就可完成的工作,卻分給好幾個人?是否有可以整合再優化之處?把員工放對職位,讓其發揮應有的價值,而不是被瑣碎之事纏身,整日鬱鬱寡歡地工作。

 

帕金森定律常見現象5:不必要的冗職、冗員

延伸上段,當一份工作切分成好幾個項目再分派出去時,組織體系就會開始膨脹,比如開始覺得人手不足,所以得招聘新的員工;覺得這應該是另一種專業,所以另闢了新的職位、部門......為了要讓這些新職位、新職員不要只單做一件事,也會開始製造很多非必要的工作內容、瑣碎流程。如此惡性循環,職場人是不是也覺得很擔憂呢?

 

以上5個由帕金森定律延伸而來常見的職場現象,各位職場人現任的公司也有相同情況嗎?是有辦法改善的嗎?你會提出什麼建議改善呢?歡迎追蹤職場人Instagram與編輯討論分享!

 

Source:pixabay

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