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職場小幫手
從Clubhouse來看職場會議主持四要訣,創造良好對話空間

Clubhouse 在台灣已開放一個多月,這個只用聲音溝通的社交平台,在創立後除了造成一股熱潮,亦出現不少亂象。陸陸續續有觀察到一些人在裡面發生吵架爭執或批評攻擊,甚至網路霸凌的事件。

 

近日某甲到別人開的討論房間因不懂規則,發言不適當被主持人關閉麥克風,因而生氣開另一個房間抱怨放話說要舉報。後來這群人特別開了一間房來說明事件來龍去脈,找當天參與者釐清真相,最後化解誤會與衝突。

 

你說生活中會不會有這些現象?有,甚至還不少,不過因為生活中有空間的距離,無法知道每件事,但在 Clubhouse 的平台因為網路拉近世界各地的距離,這些事件更容易浮現被看見及放大檢視。

 

回到日常生活中,我們可能也會出現類似的狀況,只是發生的場景不同。

 

在職場中,有些主管可能需要天天開會,有的人則是會議頻繁,也許一個會議要開很久很耗時,對於開會易感到厭煩。人的情緒容易受到種種因素影響,好的會議主持人能有效率的引導會議,創造和諧氛圍,讓團隊能透過會議快速產生共識就更顯關鍵。

 

我們為何要開會?無非是想透過會議協調各方意見,期望能快速取得共識,以解決公司或生活所遇到的問題,讓彼此合作更順暢愉快。

 

無論在職場或任何社群平台,要如何主持會議避免紛爭,創造良好有效的對話空間?

 

 

1.中立客觀有主見,巧妙引導提問


身為會議主持人,應保持中立原則,以客觀角度來看待所有意見,儘量不要帶有個人偏見去看待任何發言。在職場中,負責主持會議的通常是各部門的領導者代表,同一部就是部長或副首,即使會議小到只有同一科,亦會由科長或其代理人來主導會議進行。

 

我之前參與過政府部門舉辦之高層跨部門會議,亦見證過政府單位各機關間針對不同問題會有各自立場,可能 A 單位認為是 B 單位要處理的業務,而 B 單位認為是 C 單位的權責範疇。到底該如何協調?會議主持人必須保持中立,居中去協調各業務的權責歸屬。

 

當遇到意見分歧時,會議主持人如何引導提問,讓彼此展開善意的對話,當雙方有情緒時是否能以平穩語氣安撫當事人,讓會議能得以繼續,都是很重要的引導技巧。

 

2.情緒控管有智慧,冷靜維持秩序

在職場上部門與部門之間的會議爆發衝突時有所聞,例如業務與研發部門常就雙方不同立場提出不同看法,在企業中開會常會吵架,而會議主持人此時就必須保持冷靜,制定發言規則,用溫和堅定的語言讓爭執雙方緩和下來。

 

主持人對於在會議上發惡劣脾氣和攻擊他人行為的人,進行制止或處罰,善意提醒控管情緒,引導雙方平和說出內心想法,達到良好的溝通效果。

 

在 Clubhouse 平台發言時,因為只聽到聲音看不到表情,語氣顯得更明顯,生氣不耐煩、挑釁質疑、強勢語氣通通聽得出來,當吵架時雙方互不相讓,互相比大聲,大家都開麥克風發言就聽不到到底是誰說了什麼話,所以此時主持人就要負責用穩定的聲音讓大家安靜一下,留在台上能開麥克風的人數越少越好,才不至於變成大家都想搶麥克風說話,會議秩序更難維持。

 

3.口齒清晰有條理,公平主持發言

會議主持人的口條與邏輯需清晰有條理,條列式重點讓參與會議的人都能聽得懂。很多人一拿到麥克風就喜歡講個不停,主持人要儘量公平分配與會者發言時間,避免發言過於冗長,導致會議耗時。遇到發言沒有重點、不知所云的人,若已超過規定發言時間,可有禮貌地適時打斷,簡單摘要重點並複述,讓對方確認,更能使其他人容易了解討論的重點。

 

4.耐心傾聽有回應,主導對話氛圍

無論是職場中開會或在 Clubhouse 平台的聊天討論,主持人除了懂得耐心聆聽不同意見,適時歸納、整理重點簡短回應發言者都是必要的。主持人負責主導會議氛圍,讓對話就像拋接球一樣,有來有往,才能創造良好互動,讓參與發言者感受到被重視,也是很重要的。

 

有時我參與其他人主持的 Clubhouse 房間,常聽到發言者講完後,沒人回應他的發言,連主持人都沒回應時,就會讓氣氛變得有點尷尬。主持人整場都必須集中精神,專心聆聽所有人的發言,才能及時回應,提升整體氣氛。

 

會議主持人在主持時需就事論事、不針對人,鼓勵大家發言互相尊重,主導談話氛圍耐心聆聽、適時回應,給予適當決策,讓會議有結果並產出行動計畫,亦是會議主持重要的面向。

 

只要能把握以上幾點原則,提早預防衝突發生,創造良好的對話空間,讓彼此更愉快。要成為一個好的會議主持人,就不是那麼困難了!

 

 

Article author:DFS 形象管理公司 特約講師劉智雯 Belinda

Edit: Gary Sun

Photo Source: unsplash 

 

本篇文章由『衣潔形象』授權刊登,未經同意禁止轉載。

 

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