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求職面試曾考過!6件老鳥也會犯的信件禮儀錯誤

現今科技發達,隨便一則LINE的訊息或一封電子郵件就可以談公事,雖然通訊軟體改變了溝通方式,但並沒有改變人們接受訊息時對於信件要求的觀感,因此信件禮儀還是相當重要,這次幫大家整理了N件就連打滾職場多年的人也容易忽略的注意事項,千萬不要小看它們!

  

1.不論何時都先「自我介紹」再說主旨

相信現在有不少公司都相當仰仗LINE的快速性及便利性,不論是內部公事討論還是對外聯絡都習慣使用LINE溝通,雖然LINE可以顯示使用者名稱、歷史訊息,但還是建議在傳遞訊息時先稟明自己的身份後再進入主旨,例如:「您好!我是OO公司的OOO」也許對方根本已經忘了你,還得特地回顧歷史訊息,但是多了一句你的自我介紹卻會節省雙方時間。

如果是電子郵件的話也很建議在招呼語中加入對方的名字或職稱,像是「您好OOO!我是OO公司的OOO」,讓對方感受到你的尊重,也表示你一直都有記住他。(這種小細節真的很容易忽略)

  

2.不確定的內容先放草稿匣

打完內容除了好好檢查有沒有錯字很重要之外,如果訊息內容是比較嚴肅、情緒性的話題,建議不要打完就直接寄出了,可以先放入草稿裡過一兩個小時後再回來審查用字措辭有沒有不合宜的地方,有時真的再回顧自己的信件才會發現沒注意到的錯字、語句不順或情緒用語。(在職場上細心一點總歸是好的)

 

3.急事最好直接面談、打電話

承接上題,如果是有時效性的信件就不建議上述作法,就像日常代辦清單一樣,公事也應該先分輕重緩急處理,如果是急事的話建議直接找對方面談、打電話通知,因為不是每個人都有時時刻刻收信件或看LINE的習慣。尤其是面對客戶時,千萬別讓對方有「沒看到訊息」的藉口來回絕你啊!(曾經還有現場直接考應試者如何書寫信件的面試,可見公司還是都很注重呀)

 

4.避免不斷直接回覆在同一封信件

此外,也有人很習慣把電子郵件當作LINE聊天室使用,不斷地用同一封信件往返回覆,雖然不需要重新輸入對方的電子郵件和主旨很便利,但也容易讓你在後續找相關信件的時候,只能從這一長串的來回回覆中大海撈針,所以請養成新主題就新寄一封信件的習慣。

 

5.給予對方明確的回覆期限

而第5點請大家一定要認真筆記,不管是信件還是LINE的訊息,結尾都除了感謝語之外一定要給對方明確的「回覆期限」,不要覺得這樣做會很失禮,如果對方一拖再拖不回覆,或是截止日期已過都會造成彼此困擾,何不在一開始就先講明期許對方可以在什麼時間前答覆呢?一來是給對方知道自己有多少作業時間,二來也是留給自己主導權。

 

6.主旨再「重複重點」一遍

最後一點注意事項也許會讓你覺得這不是廢話嗎?但檢視一下自己已經寄出去的信件備份,你真的有做到嗎?建議信件主旨除了只是精簡的摘要內容之外,還可以在最前方加入【OO合約】、【OO邀請函】、【OO新聞稿】、【急件】等更明確的主題,甚至在主旨的地方就先打出自己的公司名稱,也能讓收信人一目瞭然。

LINE的訊息也是一樣,不要自我介紹完就丟一連串的資訊把對方嚇跑,請在開頭處先簡單陳述這則訊息的目的,否則對方很有可能會認為這是封垃圾訊息,或是因為懶得看而讓你錯過拉攏客戶的機會呀。

 

上述6點看似老生常談,但還是有不少人會不斷誤犯,尤其是社會新鮮人在還不熟悉的情況下常常會用平常使用LINE的聊天口吻去傳達公事,其實這樣不論是給上司還是客戶觀感都不會太好,也許別人不會因為你的禮貌而記住你,但只要你一給人沒禮貌的形象就很難再洗白呀!(人生太難啦)

 

Source:pixabay

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